Pourquoi le rapport mensuel mène rarement à une décision et ce qu’un rapport utile contient

Vous connaissez sans doute la scène. Le rapport arrive vers le 8 du mois : vingt diapositives, des courbes soignées, des flèches vertes et rouges. Tout le monde le parcourt, quelqu’un dit « intéressant », puis la semaine reprend. Le mois suivant, on recommence.

Beaucoup de travail y passe, et la plupart des rapports décrivent correctement ce qui s’est produit. Ils échouent ailleurs, pour quatre raisons assez prévisibles.

Quatre raisons pour lesquelles rien n’en sort

• Il décrit sans conclure.Un rapport classique répond à « que s’est-il passé ? ». Une décision exige deux autres réponses : pourquoi, et quoi faire. Une courbe en baisse ne dit pas si la cause est le prix, la saison, le formulaire ou une campagne mal ciblée.
• Il arrive trop tard.Un rapport sur mars livré à la mi-avril parle d’une campagne terminée et d’un budget déjà dépensé. On y constate, sans pouvoir corriger.
• Il montre tout, donc rien ne ressort.Quand chaque canal a sa page et chaque indicateur son graphique, le lecteur doit faire le tri lui-même. Or on ajoute souvent des indicateurs et on en retire rarement : personne ne veut être celui qui a fait disparaître un chiffre.
• Personne n’en est responsable.Le rapport est envoyé à tout le monde et ne demande rien à personne. Sans un nom à côté d’une action, il informe et s’arrête là.

Ce que contient un rapport utile

Un bon rapport tient sur une page, deux au plus. Il contient cinq éléments, dans cet ordre.

1. Un résumé en trois phrases.Ce qui a changé, ce qu’on pense en être la cause, ce qu’on propose. Quelqu’un qui s’arrête là doit quand même savoir quoi faire.
2. Les quelques chiffres qui comptent, comparés.Cinq ou six, toujours les mêmes, avec la même définition d’un mois à l’autre. Un chiffre seul ne dit rien : donnez le mois précédent et, si votre activité est saisonnière, la même période l’an dernier.
3. Les deux ou trois écarts qui méritent qu’on s’y arrête.Ne commentez pas tout. Retenez ce qui a assez bougé pour changer quelque chose, à la hausse comme à la baisse.
4. L’explication, avec son degré de certitude.Séparez ce que les données montrent de ce que vous en déduisez. « Les ventes issues de la recherche payante ont reculé » est un constat. « Probablement à cause de la hausse des enchères » est une hypothèse, et la nommer ainsi permet de la vérifier.
5. Les décisions demandées.Une courte liste : l’action, le responsable, la date, et le chiffre qui dira si ça a fonctionné. S’il n’y a aucune décision à prendre ce mois-ci, écrivez-le. C’est aussi une information.

Ouvrez ensuite le rapport suivant par un retour sur les décisions du précédent : ce qui a été fait, ce que ça a donné. Vos rapports forment alors un suivi d’un mois à l’autre, et on voit enfin si vos décisions ont porté fruit.

Changer de format sans tout refaire

Le mois prochain, gardez votre rapport actuel en annexe et ajoutez une page devant, avec les cinq éléments ci-dessus. Demandez que la réunion porte seulement sur cette page. Après deux ou trois mois, regardez quelles pages de l’annexe ont réellement servi, et retirez les autres. Personne n’aura à défendre la disparition d’un graphique : l’usage aura tranché.

Revoyez aussi ce qui doit vraiment attendre la fin du mois. Le rythme mensuel convient bien aux décisions de budget et d’orientation. Une dépense publicitaire qui dérape ou un formulaire brisé devrait plutôt déclencher une alerte, ou ressortir d’un coup d’œil hebdomadaire. C’est en mettant tout dans le même document qu’on finit par l’alourdir.

Où Oryon peut aider

Oryon s’occupe de la partie mécanique : les rapports se génèrent à partir de vos sources connectées, sur la période et selon le modèle que vous choisissez, et se téléchargent en PDF ou, avec l’offre Team, en PowerPoint. Le texte s’appuie sur vos chiffres, mais il reste une proposition à relire.

Il vous restera à dire ce que vous décidez, qui s’en charge et pour quand. Aucun outil ne peut le faire à votre place, et c’est cette partie qui rend un rapport utile.